LIVRO CAIXA

Neste livro são relacionadas, mensalmente, as receitas e despesas relativas à prestação de serviços sem vínculo empregatício. Está dispensado o seu registro na Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) ou em cartórios.

Para o cálculo do IR deveremos digitar no programa Carnê Leão da RFB mensalmente as despesas, as receitas de pessoas físicas e jurídicas e contribuição para a Previdência, uma vez que este programa faz o cálculo do limite mensal de dedução e transporta o excedente das despesas para o mês seguinte, até dezembro.

Despesa de custeio

Considera-se despesa de custeio aquela indispensável à atividade profissional, como aluguel de sala comercial, gastos com água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo e contratação de pessoal.

Despesas com Transporte/locomoção

Não são dedutíveis, no livro Caixa, as despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento, manutenção de veículo, seguro e pagamento do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA), com exceção das efetuadas por representante comercial autônomo, quando correrem por conta desse. 

Tíquetes de caixa (cupom fiscal) – comprovação de despesa

Os tíquetes de caixa, recibos não identificados e documentos semelhantes, não podem comprovar despesas relacionadas no livro Caixa. As despesas devem estar discriminadas e identificadas para serem comprovadas como necessárias e indispensáveis à atividade profissional.

Compra de bens/direitos

Apenas o valor relativo às despesas de consumo é dedutível no livro Caixa. Não são dedutíveis as despesas com a aplicação de capital. Deve ser identificada quando se tratar de despesa de consumo ou de aplicação de capital.

Considera-se despesa de consumo a compra de bens próprios para consumo e de produtos de qualquer natureza usados e consumidos em reparos e conservação.

Considera-se aplicação de capital a despesa com aquisição de bens necessários à atividade profissional, cuja vida útil ultrapasse o período de um ano, e que não sejam consumíveis, isto é, não se acabem com sua mera utilização, como equipamentos, mobiliários etc.

Arrendamento mercantil [leasing]

Não são dedutíveis os gastos feitos com arrendamento mercantil. O valor pago a esse título deve ser informado na Ficha Bens e Direitos da Declaração de Ajuste Anual.

Depreciação de bens

Não é permitida a dedução com a depreciação de bens.

Imóvel residencial/profissional

No caso de imóvel residencial ser também utilizado na atividade profissional, pode ser deduzida a quinta parte de despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, condomínio, quando não se possa comprovar quais as relativas à atividade profissional.

Benfeitoria – Imóvel próprio

Não são dedutíveis os gastos com consertos, manutenção e reforma de imóvel de propriedade do contribuinte. 

Benfeitorias – imóvel alugado

As despesas com benfeitorias e melhoramentos feitas pelo inquilino, profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação do valor do aluguel devido, são dedutíveis no mês do pagamento, desde que escrituradas em livro Caixa e comprovadas.

Assinatura de publicações/compra de roupas – profissional autônomo

O profissional autônomo que necessita comprar roupas especiais e publicações necessárias à sua atividade profissional pode deduzir essas despesas, desde que escrituradas em livro Caixa e comprovadas.

Contribuições a sindicatos/associações/conselhos

Essas contribuições são dedutíveis, quando relacionadas com a atividade do profissional autônomo, desde que escrituradas em livro Caixa e comprovadas.

Pagamentos a terceiros

O profissional autônomo pode deduzir pagamentos feitos a terceiros que com ele tenham vínculo empregatício, desde que escriturados em livro Caixa e comprovados.

São também dedutíveis os pagamentos feitos a terceiros sem vínculo empregatício, quando escriturados em livro Caixa e comprovados, desde que considerados como despesa de custeio necessária ao recebimento da receita e à manutenção da fonte produtora.

Essas despesas são dedutíveis no mês do pagamento, mesmo que se trate de serviço prestado em mês ou meses anteriores do mesmo ano, ou em ano ou anos anteriores.

Despesas com propaganda

Essas despesas são dedutíveis, quando escrituradas em livro Caixa e comprovadas, desde que a propaganda se relacione com a atividade profissional do autônomo.

Participação em congressos/seminários

Despesas para comparecimento a encontros científicos como congressos, seminários, se necessárias à atividade exercida pelo profissional e a sua especialização, não reembolsadas ou ressarcidas, podem ser deduzidas, desde que escrituradas em livro Caixa e comprovadas, tais como taxa de inscrição, compra de publicação, hospedagem, passagem, etc.

Não é permitida a dedução de despesas com acompanhante.

O certificado de comparecimento a esses encontros deve ser guardado para comprovação.

Serviços prestados a pessoa física e jurídica

As despesas relacionadas no livro Caixa podem ser deduzidas no cálculo do Carnê-leão, limitadas ao valor do rendimento recebido de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior, no mês, decorrentes da prestação de serviços sem vínculo empregatício.

Quando o valor das despesas for superior ao rendimento recebido de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior, no mês, o que exceder a este rendimento pode ser somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro. O programa transporta automaticamente o excedente de despesas para os meses seguintes, até dezembro.

Na existência de excesso de despesas em dezembro, o valor excedente não pode ser deduzido no ano seguinte.

Serviços prestados exclusivamente a pessoa jurídica

O autônomo, prestador de serviços apenas à pessoa jurídica, que relaciona as despesas dessa prestação de serviços no livro Caixa, pode deduzi-las da base de cálculo do Carnê-leão e na declaração anual, observando que os rendimentos recebidos de pessoa jurídica não estão sujeitos ao Carnê-leão.

A dedução das despesas relacionadas no livro Caixa está limitada ao valor do rendimento recebido relativo à atividade exercida.

No caso de despesas em valor superior ao rendimento recebido no mês, o excesso pode ser somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro.

Na existência de excesso de despesas em dezembro, este valor não pode ser deduzido no ano seguinte.